Talvez eles enxergariam com mais frequência se tivessem insights acessíveis sobre o desempenho e, em última análise, o impacto geral de seus projetos de melhoria de qualidade.  Por exemplo, 60% das organizações sondadas pela American Society for Quality (ASQ) em seu estudo Global State of Quality de 2016 afirmaram que não conhecem ou não medem o impacto financeiro da qualidade.

As evidências mostram que os líderes das empresas não têm bom acesso ao tipo de informação que precisam sobre suas iniciativas de melhoria de qualidade.

O estudo da ASQ indica que mais da metade dos executivos obtêm atualizações sobre qualidade apenas uma vez por trimestre, ou com menos frequência. Você pode apostar que eles tomam decisões que afetam a qualidade com uma frequência muito maior que essa.

O estudo Global State of Quality da ASQ de 2013 e 2016 revelou alguns insights chocantes sobre a eficácia das iniciativas de melhoria de qualidade.

Mesmo para as organizações que trabalham duro para avaliar o impacto da qualidade, comunicar esse impacto com eficácia aos executivos diretores é um enorme desafio. O estudo de 2013 revelou que quanto mais as pessoas sobem na hierarquia de liderança de uma organização, elas recebem relatórios sobre métricas de qualidade com menos frequência. Apenas 2% dos executivos sênior recebem relatórios de qualidade, em comparação com 33% dos membros do pessoal da linha de frente.

Além disso, um quarto de todos os executivos sênior relataram obter métricas de qualidade apenas uma vez por ano. Esse é um enorme problema que reflete em todos os setores.  O Juran Institute, que é especializado em treinamento, certificação e consultoria em gerenciamento de qualidade em todo o mundo, também concluiu que a falta de apoio da administração é o motivo nº1 dos fracassos das iniciativas de melhoria de qualidade. Os profissionais de qualidade são muito dedicados e trabalham duro e sua tarefa é desafiadora e normalmente ingrata. Seus sucessos devem ser compreendidos e reconhecidos. Mas seus esforços parecem não chegar às salas dos executivos diretores com a frequência que eles merecem.

Por que tantos líderes recebem tão poucos relatórios sobre seus programas de qualidade?

5 fatores que tornam a criação de relatório sobre programas de qualidade impossível

Com justiça a todos os envolvidos, desde o profissional ao executivo, a tarefa de obter um panorama completo da qualidade em uma empresa é desencorajadora. Os profissionais dizem que mesmo em organizações com programas de qualidade robustos e amadurecidos, avaliar o impacto cumulativo de uma iniciativa pode ser difícil e, às vezes, impossível. Os motivos incluem:

Dados espalhados e inacessíveis

Equipes individuais são muito boas em capturar e relatar seus resultados, mas uma grande empresa pode ter milhares de projetos de qualidade simultâneos. Só a tarefa de reunir as informações cruciais de todos esses projetos e colocá-las em um formulário que os líderes podem usar é monumental.

Aplicativos e documentos de projeto discrepantes

As equipes geralmente usam uma variedade de aplicativos para criar cartas, mapas de processos, mapas de fluxo de valor e outros documentos. Por isso, o registro de projetos torna-se uma mistura de arquivos de vários aplicativos diferentes. Para aumentar a confusão, as versões mais recentes de alguns documentos podem estar hospedadas em vários computadores diferentes e os líderes de projeto precisam frequentemente acompanhar várias versões de um documento para manter o registro de projeto oficial atualizado.

Métricas inconsistentes entre projetos  

Os resultados e as métricas não são sempre medidos da mesma maneira nos projetos de diferentes equipes. Se uma equipe mede maçãs e outra laranjas, seus resultados não podem ser avaliados ou reunidos como se fossem equivalentes.

Acompanhamento ineficaz e inadequado

Muitas organizações experimentaram métodos de acompanhamento de qualidade, desde banco de dados de projetos criado internamente até sistemas de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) completos. Porém, a manutenção dos sistemas criados internamente frequentemente se torne um fardo, enquanto as soluções prontas criadas para TI ou outras funções empresariais não suportam com eficácia projetos que envolvem métodos de melhoria de qualidade permanente, como Lean e Six Sigma.

Pouco tempo

Os relatórios sobre projetos podem ser um fardo. O dia tem apenas 24 horas e os ocupados membros de equipe precisam priorizar. Copiar e colar informações de documentos de projeto em um sistema externo parece um tempo gasto sem valor agregado, por isso é fácil ver porque colocar as informações mais recentes no sistema recebem baixa prioridade, quando isso é feito.

Criar relatórios sobre qualidade não deveria ser tão difícil. Considerando a complexidade da tarefa e os fatores sistêmicos e humanos envolvidos na melhoria da qualidade, não é difícil ver por que tantas organizações lutam para saber o desempenho de suas iniciativas. Mas, para profissionais e líderes de qualidade, o desafio é garantir que os relatórios sobre resultados se tornem uma etapa importante de todos os projetos individuais e que todos os projetos usem métricas consistentes. Equipes que conseguem fazer isso descobrem que seus resultados ganham mais atenção e recebem mais crédito pela maneira que elas afetam o resultado financeiro final. As descobertas da ASQ e do Juran Institute enfatizam drasticamente os desafios em que a Minitab tem focado recentemente. De fato, nosso software Companion by Minitab enfrenta muitos desses fatores diretamente.

O painel do Companion fornece relatórios personalizáveis em tempo real sobre todo seu programa de melhoria, para que nunca mais você perca horas reunindo dados de projeto. Os dados de projeto são distribuídos automaticamente para seu painel do Companion, de forma que você obtém relatórios atualizados sobre economias diretas e indiretas, duração de projeto, número de projetos iniciados e muito mais.

O Companion usa um aplicativo de área de trabalho que fornece um conjunto completo de ferramentas integradas para concluir projetos e combina-o com um sistema de armazenamento de projeto na nuvem e painel na Internet. Para as equipes, o aplicativo de área de trabalho facilita a conclusão de projetos e, como os dados de projeto são armazenados centralmente e distribuídos automaticamente ao painel, criar relatórios sobre projetos não exige, literalmente, nenhum esforço.

Para executivos, gerentes e partes interessadas, o Companion fornece um insight sem precedentes e inigualável sobre o progresso, desempenho e impacto no resultado financeiro de toda a iniciativa de qualidade da organização, ou qualquer parte individual da mesma. Independentemente das ferramentas utilizadas, o desafio de garantir que os resultados e o impacto das iniciativas de melhoria de qualidade sejam compreendidos em toda a organização é um que todo profissional de qualidade provavelmente enfrentará em sua carreira.

Como você garantirá que os resultados do seu trabalho cheguem às pessoas que tomam decisões em sua organização?

O Companion by Minitab fornece as ferramentas necessárias para executar projetos Lean Six Sigma com eficiência. O Companion coloca todas as suas ferramentas em um único aplicativo fácil de usar, para você gastar menos tempo gerenciamento os projetos e mais tempo fazendo-os progredir. Dê à sua equipe acesso a mais de 100 ferramentas melhoria de processo testadas pelo setor.

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*Colaboração com a Minitab

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